Därför behöver du en Business Analyst i ditt förändringsinitiativ

Kravarbetet är, som ni säkert vet, en mycket viktig del av alla förändringsinitiativ men är det tillräckligt att involvera en traditionell kravledare i arbetet? Vi tror inte det.

Historiskt har kravledaren främst agerat på en taktisk ofta ett för lågt fokus på långsiktighet och strategi. En kravledares expertis har ofta framförallt bestått av kunskap om hur man bäst samlar in krav samt hur dessa bäst dokumenteras.

Detta är förstås inte oviktiga delar av förändringsarbetet men för att i en allt mer komplex omgivning med högre förändringstakt och ökade kundförväntningar behöver en kravledaren, eller en Business Analyst som vi hellre kallar den, även kunna hantera fler discipliner. En Business Analyst är ofta den som bäst förstår behovet hos organisationen och denna kunskap måste tillvaratas. För att beskriva detta tänkte vi övergripande beskriva det vi definierat som en Business Analysts sju principer. Dessa sju principer baseras på ett arbete som består av tre komponenter.

1. Litteraturstudier – vad tycker andra experter inom området?
2. Intervjuer med företag– vilket behov finns på marknaden?
3. Vår egna expertis inom området.
   

Business Analyst - våra sju principer

För att förändringsinitiativ ska nå sin fulla potential anser vi på Centigo att det behövs en Business Analyst som arbetar utifrån:

Requirements - Det är grundläggande för en Business Analyst att man är en expert när det kommer till att utreda och förstå affärs- och IT-behov samt ha förmågan att dokumentera och kommunicera dessa till intressenter med hjälp av lämpliga verktyg.

Holistic perspective - Trots att mycket av arbetet består i att förstå och dokumentera behovet för ett specifikt föändringsarbete får man inte tappa helheten. En Business Analyst måste alltså ha ett holistiskt perspektiv och förstå på vilket sätt initiativet påverkas av andra initiativ samt hur man påverkar andra.

Navigator - En Business Analyst behöver vara anpassningsbar och ha möjlighet att navigera i och använda sig av olika krav- och projektmetodiker, beroende på förutsättningarna för det specifika förändringsinitiativet

Bridge gaps - En stor del av en Business Analysts arbete handlar om att vara bryggan mellan olika intressenter, tex mellan IT-avdelning och övrig verksamhet. För att kunna göra detta krävs att man är en objektiv medlare som på ett effektivt sätt kan kommunicera och förklara behovet.

Long-term perspective - Ofta när en behovsinsamling genomförs har intressenterna ett relativt kortsiktigt perspektiv. En Business Analyst behöver säkra att ett långsiktigt perspektiv behålls samt att förändringar inte påverkar det långsiktiga målet.

Change leader - En Business Analyst har en viktig roll i att förankra förändringen och mildra förändringsmotstånd genom att på ett effektivt sätt kommunicera syftet och det förväntade resultaltatet av förändringen.

Decision making - För att behålla agilitet i en allt mer snabbföränderlig värld behöver en Business Analyst ha mandat att fatta vissa beslut som rör scopet för förändringsinitiativet.

Reflektioner från verkligheten

Medan vi anser att samtliga av dessa discipliner är essentiella för att lyckas som Business Analyst i dagens allt mer snabbrörliga och föränderliga värld har vi under de senaste åren iakttagit likartade problemområden inom de organisationer och initiativ där vi gått in och stöttat i rollen som Business Analyst. Dessa kan kort sammanfattas som:

• Avsaknad av, eller bristfällig kommunikation mellan IT och de beslutsfattande i förändringsinitiativ/organisationen
• Avsaknad av, eller bristfällig kommunikation mellan olika pågående initiativ
• En bristande koppling mellan företagets övergripande strategi, både ur ett affärs och IT-perspektiv, och förändringsinitiativets förväntade resultat
  

Inkluderandet av en skicklig Buisness Analyst i organisationen eller i starten av förändringsinitiativet hade, som vi ser det, ofta kunnat minimera påverkan för de flesta av dessa problemområden. Givet de tre problemområden presenterade ovan har vi valt att fokusera lite närmare på tre av dessa: Bridge Gaps, Holistic Perspective, Long-term Perspective för att närmare beskriva dessa utmaningar och hur en Business Analyst kan bistå i ditt förändringsinitiativ.

Att brygga gap

Det kan låta som en klyscha år 2020 men det går inte längre att se IT som enbart en stödfunktion till resten av verksamheten utan IT är idag en del av kärnaffären för de flesta företag. Dock har vi konstaterat att man fortfarande i flera fall startar förändringsprojekt helt från affärssidan, som sedan driver dessa tills projektet ska genomföras utan möjlighet för IT att ha inflytande.

För att identifiera dessa synergier gäller det som Business Analyst att på ett tidigt stadie involvera stora delar av organisationen, på ett effektivt sätt förmedlar behovet, inspirerar till och analyserar möjliga synergier. Samtidigt krävs det ofta att Business Analysten agerar objektiv medlare mellan olika delar av verksamheten. Dessa två aspekter brukar vara extra tydligt mellan IT och övriga verksamhet, där man ofta kan använda olika begrepp och ha skilda prioriteringar.

Ett holistiskt perspektiv

En sak som vi ofta stöter på är att projekt drivs specifikt från ett speciellt affärsområde. Exempel som vi ofta stöter på är exempelvis att sälj ensamma driver initiativ kring nytt CRM system eller att ett specifikt land i ett globalt företag själv driver ett initiativ. Det vi sett ofta händer i dessa projekt är att kravmassan och förståelsen för den potentiella lösningen är väldigt gedigen sett utifrån den egna organisationen, men när det närmar sig genomförande upptäcks att den valda lösningen inte tillgodoser hela behovet. Snarlika problem uppstår när andra närliggande förändringsinitiativ inte tas hänsyn till, där man riskerar att utveckla initiativen i helt olika riktningar.

Det går inte längre att se exempelvis system eller processer som helt separata silos. I dagens allt mer kundfokuserade och datadrivna värld krävs allt mer komplexa lösningar och ofta behöver lösningar härledas från ett betydligt större antal olika kunskapsområden och kompetenser. Genom att som Business Analyst från början ha hela företaget i åtanke, kontinuerligt stämma av med angränsade initiativ och samla in behov från hela organisationen så minimerar man risken för baksmällor mot slutet av förändringsinitiativen. Även om processen kan bli mer komplex möjliggörs bättre konstruerade lösningar och processer.

Det långsiktiga perspektivet

I flera förändringsinitiativ har vi noterat att man ofta, både inledningsvis och efter projektgenomförandet, missar att koppla tillbaka mot sin företagsstrategi. I många fall startar förändringsinitiativet med en tydlig koppling till strategin men längs vägen minskar dennes inflytande över agendan som istället fylls den upp med kortsiktiga behov. Digitaliseringen de senaste åren har snabbt ökat mängden möjligheter för företag, och med begränsade resurser krävs att man kontinuerligt maximerar affärsnyttan i de initiativen som drivs.

Som Buisness Analyst blir det därför extra viktigt att tidigt koppla behoven mot de övergripande företagsmålen, samtidigt som man tillåter och hjälper initiativets intressenter att vara visionära och måla upp en tydlig målbild att jobba mot. Med bakgrund mot denna kan man sedan sätta upp de effekter man hoppas uppnå med förändringsinitiativet samt dela upp initiativet i mindre beståndsdelar. Dessa kan därefter attackeras med de mest värdeskapande bitarna först, samtidigt som man kontinuerligt jobbar mot ett gemensamt större och långsiktigt mål.

Vi hoppas ovan gett er en ökad insikt i varför det inte längre räcker för kravledaren att enbart vara skicklig på och leda arbetet med kravinsamling och analys. Dagens snabbrörliga företagsklimat kräver att man dessutom måste förstå både affären och IT, ha en förmåga att växla mellan detaljer och helhet, tänka långsiktigt kopplat till företagets strategi, vara kommunikativ, ha integritet, våga ta beslut, ifrågasätta samt vara en god medlare. Med andra ord allt det som vi på Centigo definierar som en Business Analyst. Så nästa gång du tänker att du saknar en kravledare be istället om en Business Analyst, från Centigo.

Vill ni ha hjälp eller veta mer om Business Analyst rollen i era projekt, kontakta Per Holting!

Per Holting Per har lång erfarenhet som projektledare och Business Analyst i digitala förändringsinitiativ inom många olika branscher. Leder Business Analyst-hubben inom Centigo.		Johan Forslund Kommer från en bakgrund som projekledare inom digital produktuveckling och har sedan sin anställning på Centigo i huvudsak arbetat i rollen som BA i digitala förändringsinitiativ. Trivs allra bäst när han får rollen som brygga mellan IT och affär