Digitalt samarbete på distans i skuggan av Corona

Corona kom. Du jobbar hemifrån. Du förväntas fortfarande driva projekt och förändring. Inte helt lätt.
Här är din/er överlevnadsguide och ditt nya antivirus. Det cirkulerar många bra tips för hur vi kan jobba effektivt hemifrån såhär i Corona-tider: sätt tydlig agenda, använd video, tvätta händerna heela tiden etc. Klockrena tips för det enskilda onlinemötet...men nu finns möjlighet att lyfta organisationen förbi onlinemötesnivån. Driva större initiativ och facilitera förändringsprojekt med digitala superkrafter.

UPDATE: Nu har vi släppt en praktisk handbok (gratis) för effektivt distansarbete: LÄS MER.

Optimera digitalt arbete i två nivåer

Det räcker inte att bara konvertera vanliga möten till videokonferens. Det är en start och att optimera dessa onlinemöten är såklart bra, men att optimera arbetssättet för till exempel förändringsledning ger större effekt. Det skiljer sig inte så mycket som man skulle kunna tro.  Båda kräver digitala verktyg, kunskap och en metod.

Nu när organisationen anammar onlinemöten och digitalt samarbeten är det dags att ta sikte på nästa nivå; nämligen digital facilitering av förändringsprojekt och processer. Med rätt metod och verktyg går det att förbättra projektleverans och transformationseffekt. I vissa fall går det till och med att skapa nya leverans- och affärsmodeller.

Här är några tips för att förbättra ditt eget arbete och företagets digitala samarbete.

Verktyg för digitalt samarbete - ett bra hantverk kräver en bra verktygslåda

Det finns det en mängd olika projektverktyg, planeringsverktyg, analysverktyg etc som kan användas men här fokuserar vi på de mest essentiella verktygen som rör flest medarbetare. Nivå:

1. Kommunikationsverktyg (Microsoft Teams, Slack etc) bör vara standard för varje medarbetare. Onlinemöten och chatt i realtid löser många frågor istället för möten och med chatt avbryts inte ett flow (går att svara senare). Det går också att integrera i arbetsrutiner och med andra verktyg som kalender, fildelning och automatiseringar.  
   
   
2. Digital Facilitering. Nästa nivå av digitalt samarbete där ett digitalt workspace blir en naturlig del i t.ex. förändringsprojekt. Då samlas kommunikation, utbildning, information, workshops etc och alla deltagares perspektiv får komma fram - då blir idéerna och lösningarna bättre, deltagarna blir mer engagerade och förändringsprojekten mer lyckade då den mottagande organisationen varit både informerade och involverade från början.

Nivå 1: Ett bra online/videomöte (från tidigare blogginlägg, läs hela här)

Vanlig möteshygien så som en delad tydlig agenda med syfte, mötesledare, hålla tider etc gäller även onlinemöten. Vid onlinemöten:

• Ni behöver en tillförlitlig och enkel videolösning (t.ex. Zoom, Teams, Google Hangout, Whereby).
  
  
• Bra hårdvara. Använd hörlurar med aktiv bullerdämpning (ANC) och bra mikrofon. Video i all ära men ljudet är faktiskt prioritet nummer ett. Om du måste sitta där det inte är tyst, se till att ha en riktigt bra mikrofon. Dyrare headsets har inbyggd noise-cancellation som "tar bort" störande ljud, annars får du kanske acceptera att riktade mikrofoner ger bättre ljud (t.ex. Jabra). Du kanske tappar lite coolhetsfaktor men du kommer höras så mycket bättre.
  
  

• Interagera och dokumentera. Ett bra digitalt möte involverar alla, inte bara den som pratar och presenterar. Dokumentera gärna öppet/tillsammans i ett delat dokument (ett delat Google Doc, Office 365 eller liknande)
  
  

• Använd video! Våga slå på webkameran. Det visar att du är närvarande och inte pysslar med annat.
  
  

• Prata, men inte i mun på varandra, ha inte alltid på "mute". Var dock extra öppen för vem som "står på tur" då det kan vara svårt att se vem som vill säga nåt.
  
  

• Var personlig. Innan mötet drar igång, fråga vad som hände i helgen, om någon gjort nåt kul. När ni inte springer på varandra vid kaffemaskinen så får ni ta det i mötet. Det lönar sig i längden och ni har ändå redan tjänat in de minuter det tar att ha lite trevligt. Om det bara är "all work, no play" så finns risken att man tappar engagemang och det kommer sänka produktiviteten på sikt.
  
  

Nivå 2: Digital facilitering av projekt och processer

Digital facilitering är lite mer komplext men inte särskilt mycket svårare att börja med. Att facilitera en process eller en transformation digitalt innebär inte att alla möten ska ske online (det gäller bara i Corona-tider), utan de digitala verktygen förstärker snarare de fysiska mötena.

• • • •  Sätt upp ett digitalt workspace där möten, workshops, utbildning och processer struktureras och faciliteras för bästa resultat.

Tänk att varje session är en del av något större, något sker innan, under och efter session.

○ Innan: Skapa pre-reads (text, video etc) och dela innan session (möte/workshop/utbildning) så att alla är förberedda och minst på samma nivå.

○ Under: Tänk noise-less, dvs det som är viktigt för stunden får fokus (oavsett om det är presentation eller deltagarna som ger input). Låt också alla deltagare kontinuerligt komma med input direkt i plattformen. Diskussioner, prioriteringar och beslutshistorik finns då kvar.

○ Efter: låt fler, inte bara de som var med under sessionen, ta del av diskussionen i efterhand eller iaf se hur den gick och vilka beslut som fattades.

• Tänk E2E (employee to employee) learning. Låt de som är duktiga lyfta sin omgivning genom att dela sin kunskap. Kan de göra en powerpoint kan de skapa en elearning och dessutom ge råd och support i ämnet.
  
  

• Ta hjälp av AI-funktionerna för att klustra, sammanställa och analysera input (diskussioner, krav, idéer etc). Var inte rädd att ta in mycket mer input än du är van vid, det är nu hanterbart.
  
  

• Adaptiv skalbarhet: Anpassa strukturen till er process/projekt men återanvänd allt som funka bra innan (även mallar etc).
  
  

• Nyttja den moderna statistik och analytics som finns för att se vilka grupper som ev. behöver extra stöd i projekten.
  
  

• Använd smarta notifieringar för att nå en viss grupp, t.ex. dem som inte gett sin input i en viss fråga.
  
  

Enligt min erfarenhet så krävs det inte mycket för att komma igång med Digital Facilitering. Ett konkret case, en genomgång av plattformen och några tips, sen är de flesta igång. Att börja i liten skala i ett projekt är enkelt och billigt då det är en SaaS-lösning, dvs betalning per månad och person. Får ni mothugg av dem som inte vill ha "ett till system", säg att verktygslådan bör anpassas efter uppgiften. Ni jobbar troligen inte på samma sätt som ni gjorde 2005, då kanske ni inte ska ha verktyg från 2005.

Men Teams, Slack och Sharepoint då?! Ja, grymma verkyg för daglig kommunikation, linjearbete och fildelning. De är dock inte byggda för att en förändrings-/projektledare ska kunna driva workshops, summera gruppdiskussioner och engagera människor på rätt sätt (anpassa efter process i realtid, AI-stöd, community, elearning, skala upp/ned mm).

Vill du/ni höra och lära mer om hur ni kan samarbeta digitalt och ge era förändrings- och processledare riktiga digitala superkrafter? Hör av er, eller boka in ett onlinemöte på en tid som passar dig här: https://calendly.com/wallquist/meet

Kontakta gärna Johan på johan.wallquist@centigo.se eller connecta på LinkedIn.

Om författaren:

Johan driver digitala initiativ där han uppgraderar affärs- och leveransmodeller som konsult på Centigo. Han har jobbat med bl.a. Volvo, H&M, Ericsson, Miljöpartiet, Sandvik, Match.com, Accenture samt coola startups som Splyt.com och svenska Glue Home. Läs fler inlägg och connecta på LinkedIn eller maila till johan.wallquist@centigo.se.