Workplace Evolution – lämna inte arbetsplatsstrategin åt slumpen

Står du också inför utmaningen att ta fram en strategi för hur och var medarbetarna ska kunna jobba effektivt efter de senaste årens distansarbete? Då vet du också att det inte är helt enkelt att fatta beslut och implementera de nya arbetssätten. För att hjälpa våra kunder har vi därför tagit fram en metod för att skapa en optimal arbetsplatsstrategi som linjerar med affärsmålen och skapar förutsättningar för ett enkelt införande. Vi kallar det Workplace Evolution. I den här artikeln förklarar vi hur ni kan hålla nere kostnaderna, öka produktiviteten och samtidigt göra medarbetarna nöjda.

Workplace Evolution – en metod för framtagning och införande av arbetsplatsstrategin

Redan under pandemins inledande dagar, när organisationer uppmanade sina medarbetare att arbeta hemifrån, insåg många att förändringen skulle ha stor inverkan på vårt sätt att arbeta. Därför etablerades tidigt ett kompetenscenter på Centigo som sedan dess har samlat data, studier och genomfört ett antal kunduppdrag som rör just detta. Det har resulterat i en förståelse för vilka utmaningar och möjligheter olika grader av distansarbete medför organisationer och företag. Vi har kunnat se att den här frågan påverkar organisationen ur flera olika perspektiv. Dessa perspektiv är lätta att missa när arbetsplatsstrategin utformas men har ofta omfattande konsekvenser om de inte beaktas. Tyvärr innebär det också att både utmaningar och möjligheter förbises.

Baserat på de samlade insikterna och våra erfarenheter av att skapa effektiva och välmående organisationer har vi utformat en metod för att stötta organisationer att ta de svåra beslut som rör arbetsplatsstrategin och genomförandet av förändringar. Vår metod, Workplace Evolution, innehåller framtagande av strategin såväl som införande.

Så fungerar Workplace Evolution

Strategiframtagning

Vår strategiframtagning inleds med en förstudie som utforskar potentialen med flexibla arbetssätt och identifierar möjligheter och risker. Utifrån inhämtad data och kvalitativa insikter ur organisationens olika perspektiv – exempelvis ägarnas, medarbetarnas och kundernas – skapar vi en hypotes. Vi ser sedan till att bekräfta eller dementera den hypotesen. Stämmer det att medarbetarna är mer produktiva när de jobbar på kontoret? Och finns det verkligen en risk för att en del av medarbetarna säger upp sig om de inte får jobba på distans? Detta görs exempelvis genom att genomföra medarbetarenkäter och intervjuer för att förstå hur ledarskap men även innovation har påverkats. Vi kan även mäta förändringen av produktivitet per funktion. Resultatet av detta blir:

• Samsyn kring organisationens önskade grad av flexibla arbetssätt

• Samsyn kring hur flexibelt arbete påverkar organisationen

• Förståelse för hur utmaningar kan hanteras

• Förståelse för hur effekterna kan maximeras

Under framtagandet av strategin definieras också vilka mål och KPI:er som är relevanta att mäta. Några exempel är produktivitetsmått per avdelning och medarbetarnöjdhet.

Införande

När strategin är framtagen har vi en gemensam målbild för hur ofta medarbetarna bör arbeta på kontoret respektive på distans. Målbilden omsätter vi sedan i praktiken med något vi kallar arbetsplatsmodell. Den definierar mer utförligt vem som bestämmer hur en medarbetare bör jobba samt vilken grad av frihet och flexibilitet som accepteras. Om organisationen har flera siter som kanske skiljer sig i storlek, arbetssätt och geografisk plats, blir en viktig frågeställning om arbetsplatsmodellen även behöver nyanseras för olika siter.

• Ett exempel på modell, som bland annat används av ett fintechbolag inom finans, är att medarbetarna ska vara inne på kontoret två dagar i veckan. Dessa två dagar är definierade med exakta veckodagar. Vilka dessa dagar är rullar sedan kontinuerligt med en dag ytterligare per kvartal.

• Ett annat exempel är ett retailbolag som skapat en modell där medarbetarna ombeds arbeta på kontoret tre dagar i veckan. En av dessa dagar är avsatt för hela den tillhörande avdelningen, exempelvis finans.

• Ett tredje exempel är Spotifys modell, Work from anywhere, där medarbetare bestämmer själva var de ska jobba ifrån. De signerar sedan ett årligt kontrakt på om de kommer jobba mestadels hemifrån eller på kontoret.

Utrullningen av strategin bör genomföras agilt för att kunna testa, lära, vidareutveckla och skala. Det gör det enklare att ta vara på lärdomar vid hantering av komplexitet som när arbetssätt skiljer sig åt eller när organisationen har flera siter, kanske även i olika länder. Enligt vår erfarenhet är det viktigt att balansera beslutsmandaten mellan centralt och på teamnivå. Vi har sett exempel där organisationer centralt har försökt styra var medarbetarna ska jobba när teamen tidigare har haft stort mandat att själva bestämma över sina arbetssätt. Det har resulterat i stort motstånd, mycket friktion och svårt införande.

Hur mycket bör vi involvera medarbetarna?

En fråga vi ofta får är om, och i så fall hur mycket, man bör involvera medarbetarna. Det är såklart attraktivt ur ett medarbetarperspektiv att bjuda in verksamheten i alla frågeställningar. Men det kommer också resultera i att tid och energi läggs på involvering, beslutsfattning och själva utrullningen. Den tiden och energin kan i stället läggas på att komma igång och pröva för att sedan utvärdera.

Vi tacklar denna utmaning genom att tillämpa den så kallade Plattformsprincipen. Den går ut på att etablera en ”plattform” som tydligt beskriver syfte och målsättning med strategin. Det räcker dock inte. Se även till att plattformen innehåller en betaversion av själva arbetsplatsstrategin. Det mest väsentliga är att ni för organisationen beskriver betaversionen som en startpunkt där ni tillsammans utvärderar konsekvenserna över tid och släpper nya versioner av strategin. Det här tillvägagångssättet sparar tid och minskar risken att fastna i detaljer. Samtidigt ger det verksamheten möjlighet att påverka strategin efter hand.

Vilka blir vinnare?

Engagemanget kring den framtida arbetsplatsen är större än någonsin och det kommer bara att fortsätta öka. Kräver medarbetarna en mer tydlig approach framåt? Faktum är att endast 42 % av arbetsstyrkan håller med om att cheferna är transparenta i organisationens “post-pandemic policies” trots att 66 % av cheferna anser att de är “mycket transparenta”.

Ytterligare en studie visar att 57 % av de anställda är öppna för att leta efter andra jobb om arbetsgivaren inte kan erbjuda flexibilitet i arbetsdagen. Snabbhet och rätt genomförande kan säkerställa produktivitet, minska friktion i organisationen samt minska risken för en ökad personalomsättning. Så, hur länge kan ni vänta?

Det har aldrig funnits en bättre tidpunkt för att accelerera till framtidens dynamiska arbetsplats och det är därför ni ska passa på att ta vara på dessa unika erfarenheter och lösningar. De tekniska förutsättningarna är optimala och medarbetarna har aldrig haft så hög digital mognad som idag.

Vi tror att organisationer idag står i valet mellan att inte göra någonting eller att acceptera det faktum att framtiden redan är här. Vi kommer helt enkelt inte gå tillbaka till det som en gång var normalt. Organisationer som tar vara på tillfället och nyttjar potentialen genom att accelerera den framtida arbetsplatsen på rätt sätt kommer att vara vinnare. Har ni tid, rätt verktyg och rätt kompetens för att vara en av dem?

Centigo – En partner inom Workplace Evolution

Centigo är ett av Sveriges ledande managementkonsultbolag med ca 250 medarbetare. Vi har erfarenhet av flera uppdrag inom Workplace Evolution och besitter stor kompetens vad gäller förändringsledning och att skapa välmående organisationer. Vill du veta mer om hur vi kan framtidssäkra ert företag och skapa den ultimata arbetsplatsstrategin som linjerar med era affärsmål? Vi diskuterar gärna er situation med er och de utmaningar ni står inför.