I takt med att restriktionerna efter pandemin har släppt börjar många försöka ta vara på de lärdomar vi fått under de senaste två åren vad gäller den fysiska, virtuella eller hybrida arbetsplatsen. Idag har det uppstått ett unikt läge där alla bolag och organisationer står inför beslutet om hur den framtida arbetsplatsen kommer att se ut. Vi tror att det kommer resultera i en del vinnare – de som nyttjar möjligheterna som den hybrida arbetsplatsen genererar. För att framgångsrikt driva den här förändringen vet alla att en nyckel är att involvera medarbetarna. Men hur kan man göra det och samtidigt säkerställa en snabb beslutstakt?
Många viljor kräver tydliga riktlinjer
När den nya riktningen för arbetsplatsen ska tas fram är en betydande utmaning de många olika och starka viljor som finns inom verksamheten. Att genomföra stora förändringar av arbetsplatsen och sätta riktlinjer kring framtida distansarbete är en förändring av synen på bolagets själ och den påverkar dessutom medarbetarnas livsstil.
Det har visat sig att chefer är tre gånger mer benägna än medarbetarna att återvända till kontoret på heltid. Vi ser att flera företag utifrån en organisatorisk effektivitet vill kräva att roller eller avdelningar arbetar från kontoret på förbestämda dagar eftersom de har en kritisk funktion för den operationella verksamheten. Samtidigt vill hela 86 % av medarbetarna jobba på distans minst en dag i veckan. Det finns även en skillnad i hur olika medarbetare vill jobba: kvinnor vill till exempel jobba mer hemifrån än vad män vill och skillnader syns även mellan olika åldersgrupper. Den yngre arbetsstyrkan i form av Gen Z och Millennials vill i större utsträckning jobba på kontoret.
Återgång till kontoret kan resultera i uppsägningar
När viljorna är många och starka är det svårt att forma en arbetsplats som ska gälla för alla. Det finns ofta tydliga motsättningar som måste hanteras och som från olika perspektiv har olika fördelar och nackdelar. För att hantera detta behöver organisationen förstå sina medarbetare och deras behov genom exempelvis medarbetarundersökningar men också forum och arbetstillfällen för att kunna reflektera. En studie visar bland annat att 57 % av de anställda är öppna för att leta efter andra jobb om arbetsgivaren inte kan erbjuda flexibilitet i arbetsdagen. En annan visar att nästan 40 % av medarbetare skulle överväga att säga upp sig från sin nuvarande tjänst om deras chef tvingar dem att återgå till kontoret. Hur ser motsvarande siffra ut i din organisation?
Har ni tiden och energin att involvera verksamheten?
Besluten som rör arbetsplatsstrategin har ofta en tydlig inverkan på medarbetarnas vardag och deras design av livspusslet. Organisationers ledare är generellt mycket väl medvetna om att medarbetare vill vara involverade och påverka besluten som tas men faktum är att endast 42 % av arbetsstyrkan håller med om att cheferna är transparenta i organisationens “post-pandemic policys” trots att 66 % av cheferna anser att de är “mycket transparenta”. Men hur mycket bör man då involvera medarbetarna? Ju mer involvering av verksamheten, desto mer tid och energi kommer krävas för att att fatta beslut kring arbetsplatsstrategin.
Plattformsprincipen sparar tid och diskussioner
Ett sätt att tackla utmaningen är att tillämpa det vi kallar Plattformsprincipen. Den går ut på att etablera en slags plattform som tydligt beskriver syfte och målsättning med strategin. Utöver detta ska plattformen även innehålla en betaversion av själva arbetsplatsstrategin. Det är väsentligt att denna betaversion beskrivs för organisationen som en startpunkt där man tillsammans tittar på konsekvenserna över tid och släpper nya versioner av strategin. Det här tillvägagångssättet sparar tid och diskussioner med verksamheten kring detaljer, men ger samtidigt möjligheten att påverka strategin i efterhand. Alternativet att från start involvera verksamheten i alla beslut är ofta attraktivt ur ett medarbetarperspektiv men kan resultera i att allt för mycket tid läggs på involvering i stället för att komma i gång med att pröva och sedan utvärdera.
Ramverk byggt på erfarenhetsbank
Hur säkerställer man då att betaversionen av arbetsplatsstrategin är tillräckligt omfattande? När Centigo hjälper företag att ta fram sin strategi använder vi oss av ett ramverk som vi skapat baserat på våra erfarenheter inom området. Ett ramverk som tar hänsyn till flera olika perspektiv som analyseras för att förstå de unika utmaningar och möjligheter som existerar för en specifik verksamhet. Styrkan i ramverket och analysen är att utnyttja den erfarenhetsbank som ramverket bygger på. Hur påverkas exempelvis er förmåga att styra organisationen ju mer ni tillåter en flexibel arbetsplats? Hur påverkas kulturen när verksamheten inte träffas spontant lika ofta?
Sammanfattningsvis är vår erfarenhet att det initialt kan upplevas relativt simpelt för HR eller en ledningsgrupp att fatta beslut kring antal dagar som organisationen tillåts arbeta hemmavid och sedan bara trycka på knappen. Det gäller dock att ha förståelse för konsekvenserna i verksamheten som helhet – på allt från ledning och styrning till kulturen och individens vardag.
Centigo – experter på förändringsledning och frihet under ansvar
Centigo är ett av Sveriges ledande managementkonsultbolag med omkring 250 medarbetare. Vi har erfarenhet av flera uppdrag inom Workplace Evolution, som hjälper dig att identifiera en långsiktig strategi för arbetsplatsen. I den här artikeln har vi bara presenterat några av våra erfarenheter och insikter. Vill du veta mer om hur ni kan framtidssäkra organisationen och skapa den ultimata arbetsplatsstrategin som linjerar med era affärsmål? Vi diskuterar gärna er situation med er och de utmaningar som ni står inför.
