Säkra erfarenheterna från världens största experiment och skapa framtidens arbetsplats

De senaste årens distansarbete kan liknas vid ett gigantiskt arbetsplatsexperiment som saknar motstycke i världshistorien. Som ett resultat av detta har företag erhållit en kostnadsfri studie i hur organisationen fungerar när man jobbar på distans. Varför låta dessa rykande färska resultat gå till spillo? Tidpunkten för att accelerera till framtidens dynamiska arbetsplats har aldrig varit bättre och det är just nu ni ska passa på att ta vara på dessa unika erfarenheter och lösningar. De tekniska förutsättningarna har dessutom aldrig varit bättre och medarbetarna har aldrig haft så hög digital mognad som idag.

Engagemanget kring den framtida arbetsplatsen är större än någonsin och det kommer bara att fortsätta öka. Ställer er styrelse krav i frågan? Eller kräver medarbetarna en mer tydlig approach framåt? Snabbhet och rätt genomförande kan säkerställa produktivitet, minska friktion i organisationen samt minska risken för en ökad personalomsättning. Frågan är då: hur länge kan ni vänta?

När vi nu tagit expressfilen direkt till framtidens arbetsplats kvarstår frågan vad som händer sen. För transformationen är redan påbörjad, vare sig ni vill det eller inte. Valet står mellan att inte göra någonting eller att acceptera det faktum att framtiden redan är här och att vi inte kommer gå tillbaka till det som var normalt 2019. Potentialen finns och den som accelererar kan dra nytta av potentialen redan nu. Det här blogginlägget är det första i en serie av fyra där vi beskriver hur du går tillväga.

Ni gissar väl inte?

För att dra nytta av denna potential krävs en strategi. Och precis som alla andra strategier ska den baseras på fakta och data. För att säkerställa en effektiv arbetsplats, rekrytera och behålla rätt kompetens samt förverkliga rätt kultur krävs en förståelse för hur det faktiskt ligger till. Visste du till exempel att 36% av de som jobbar hemifrån upplever att de arbetar mer effektivt nu än innan? Därtill finns data som visar att distansarbete är en av de faktorer som värdesätts högst av marknadens mest attraktiva talanger. En annan intressant faktor är medarbetarnas hälsa – det finns till exempel studier som visar att distansarbete har minskat långtidssjukskrivningar. Samtidigt finns indikationer på att hemarbete kan påverka medarbetarnas mentala hälsa negativt. Sammanfattningsvis är det många olika perspektiv att ta hänsyn till för att ta fram rätt strategi.

Vad blir effekterna?

När den nya arbetsplatsstrategin ska formuleras finns det en första viktig frågeställning att ta itu med; den om distansarbete. Att låta medarbetarna arbeta heltid eller deltid på distans respektive på kontoret kan såklart medföra både möjligheter och utmaningar. Ni behöver därför börja med att identifiera och förstå vilka effekter ni vill komma åt. Några av de vanligaste möjligheterna som organisationer ser och vill uppnå är följande:

• Branding – Genom att vara en modern arbetsplats ges stor potential att attrahera och behålla talanger. Det kan ge er konkurrensfördelar på en arbetsmarknad där kandidaterna har kontroll och sätter spelreglerna.

• Nya rekryteringsmöjligheter – Med en arbetsplats på distans öppnas en helt ny resurspool, då den geografiska begränsningen försvinner. Varför bara begränsa er till lokala talanger när ni kan rekrytera globalt?

• Ökad effektivitet – Studier visar att distansarbete både kan medföra högre effektivitet per arbetstimme och ökad andel arbetad tid. En omfattande studie gjord av ekonomiprofessorn Nicholas Bloom visade exempelvis att hemmajobbare är 13 % mer produktiva än de som jobbar på kontoret.

• Nöjdare medarbetare – Att medarbetarna kan välja en arbetsplats som är anpassad till deras livssituation har identifierats som en bidragande faktor till minskad personalomsättning.

• Kostnadsbesparing – Möjlighet att minska antalet kontorsplatser eller genomföra nya kontorslösningar som exempelvis shared workspace.

Effekten behöver inte enbart vara en potential eller möjlighet, utan kan också vara en risk eller utmaning som man vill undvika. Det kan till exempel handla om:

• Företagskultur – Hur ska ni säkerställa sammanhållningen om en stor del av arbetsstyrkan arbetar hemifrån? Dessutom blir det svårt att få till oväntade möten och nätverkande.

• Medarbetarhälsa – Oavsett arbetsplats måste du kunna garantera att medarbetarna mår bra både mentalt och fysiskt. Två riskfaktorer med distansarbete är exempelvis ensamhet och dålig ergonomi på arbetsplatsen.

• Cyberrisker – När allt fler jobbar hemifrån är det viktigt att ni kan upprätthålla samma informationssäkerhet som på kontoret.

• Micro-management – Studier har visat att chefer har svårt att släppa kontrollen och börjat tillämpa micro-management för att hålla koll på sina medarbetare.

• Ledarskap – En ökad andel distansarbete ställer nya krav på ledarskapet. Inte minst när det kommer till att leda dem som är nya in i arbetslivet.

Sammanfattningsvis är det viktigt att i början förstå vilka effekter ni vill komma åt och ni måste därför förstå ert eget ‘why’. Det ligger till grund för strategin i sig men är också en otroligt viktig komponent i det senare steget när strategin ska realiseras. Vad är egentligen ändamålet med er arbetsplatsstrategi?

Hur gör alla andra då?

Olika grader av distansarbete kommer ge olika effekter och företag har olika strategier. En studie av 448 organisationer, gjord av byrån Ellis Whittam, visar att 33 % av organisationerna förväntar sig att arbetsstyrkan kommer tillbaka till kontoret på heltid. Vi tror att det i många fall kommer att vara en utmaning att få hela arbetsstyrkan att jobba från kontoret på heltid. Det fanns exempelvis flera fall under hösten 2021, när pandemin var i ett läge då organisationer kunde öppna upp kontoren igen, då arbetsytorna ändå gapade tomma och medarbetare valde att arbeta hemifrån.

Samma studie säger också att 28 % av organisationerna förväntar sig att medarbetarna är på kontoret tre dagar i veckan och 14 % förväntar sig kunna erbjuda fullständig flexibilitet för sina medarbetare. McKinsey släppte nyligen en rapport som visar att chefer planerar att minska kontorsytan med omkring 30%. Denna data indikerar tydligt att distansarbete kommer bli en del av det nya normala och att företag som enbart jobbar från kontoret tillhör en minoritet. Det kommer generera en förväntan på arbetsmarknaden och en verklighet som organisationer måste förhålla sig till.

Distansarbete - En radikal förändring

En förändring av arbetsplatsens utformning har en stor inverkan på organisationen och hur man ser på bolagets själ, kultur och värdegrund. Det är nämligen så mycket större än att byta ett system ni arbetar i – det är i grund och botten något som kommer att påverka medarbetarnas vardag, livskvalitet och prestationer. I arbetet med strategin måste ni därför ta hänsyn till alla perspektiv och förstå varför en förändring kommer genomföras. Och för att lyckas med införandet räcker det inte att ta ett beslut och sedan skicka iväg ett mail eller sätta upp ett PM på anslagstavlan. Man måste bedriva förändringsledning samt föra en dialog som engagerar medarbetare, team och ledningsgrupp för att ta beslut som är hållbara och långsiktiga.

Workplace Evolution

Vi på Centigo vet att det kan kännas utmanande att identifiera den strategi som gör flest medarbetare nöjda och samtidigt linjerar med era affärsmål. Därför har vi tagit fram erbjudandet Workplace Evolution – ett ramverk för att ta fram er arbetsplatsstrategi och metodik för införande. Med Workplace Evolution maximerar ni effekterna av er optimala arbetsplatsstrategi och skapar framtidens arbetsplats redan idag.

Vill du veta mer?