Detta är femte och sista delen av en artikelserie på temat Framtidens organisationer och ledarskap.
I tidigare artiklar skriver vi om ett stort behov av nya sätt att organisera och leda företag för att kunna matcha omvärldens förändringstakt och nya krav, samt om hur ni påbörjar en transformation.
Det finns ett stort intresse och ett ökat behov av nya sätt att organisera och leda företag. Effekter så som engagemang, effektivitet, anpassningsförmåga och innovation är attraktiva. Men det finns inte ett sätt att organisera och leda som är rätt för alla utan det handlar om att lyckas optimera utifrån sina förutsättningar för att få ut maximalt värde. Vi ser det som en skala från mer traditionella och hierarkiska organisationsmodeller till modeller som präglas av självstyre. Det gäller för varje företag att hitta sin plats på skalan.
I vår tidigare artikel ”Lugn bara lugn – ta ett steg i taget så kommer ni igenom er organisationsförändring” skriver vi om hur ni ska gå tillväga för att vidareutveckla och optimera utifrån ert nuvarande sätt att organisera och leda. I denna artikel beskriver vi processen för att designa en ny modern organisationsstruktur från ett vitt papper.
Vad finns det för fördelar med att designa en helt ny organisationsmodell?
En fördel med att rita från vitt papper är att ni slipper få med något arv från den befintliga strukturen. Det blir en snabb övergång till något nytt som alla får anpassa sig till samtidigt. Även om själva strukturförändringen går fort så är det viktigt att komma ihåg att det behövs ett fortsatt arbete för att den nya organisationen ska fungera. Om ni går mot en modell som är radikalt annorlunda från vad ni har idag, t.ex. från en hierarkisk modell till en helt självstyrande organisation, så behöver ni säkerställa att alla förstår vilka förväntningar som finns i den nya modellen och ha en kontinuerlig diskussion kring hur ni blir framgångsrika i det nya. En fördel med en radikal förändring är att alla kan engagera sig i att vidareutveckla och växa in i den nya modellen tillsammans.
Alla varken kan eller bör göra en helomvändning och ställa om till en helt ny modell. Men för vissa organisationer är en radikal förändring helt rätt. Vi har listat några exempel på situationer där det kan vara mer naturligt.
- Nytt bolag
Vid uppbyggnad av ett nytt bolag kan det vara läge att framtidssäkra din organisation redan från början. Det finns inte något att förhålla sig till, sky is the limit! I en uppstartsfas är alla redan naturligt delaktiga i bolagets utveckling och när ni växer kan ni säkerställa att de personer ni rekryterar uppskattar den modell ni skapat.
- Ny enhet
När en ny enhet bildas i en befintlig organisation finns en bra möjlighet att bygga och testa något nytt i ett isolerat system, utan att vara alltför styrd av rådande struktur och kultur i övriga delar av organisationen. Om det är framgångsrikt finns möjlighet att applicera delar eller hela modellen på den befintliga organisationen.
- Lösning till problem
En ny organisationsmodell kan vara en lösning om en organisation verkligen behöver en radikal förändring eftersom alternativet att inte förändras eller förändras långsammare är sämre. Här är det lite mer av en överlevnadsstrategi, men kan vara räddningen om det finns en tilltro till att det löser några av rotorsakerna till det utmanande läget.
Att designa nytt bör vara en process som inkluderar alla medarbetare
Om ni har en gemensam ambition att designa en helt ny organisation med en hög grad av självstyre, så är det första steget att vara transparent och ge alla möjlighet att förstå vad förändringen innebär. De som vill vara kvar i den nya organisationen behöver acceptera förändringen och ju fler som är aktivt engagerade, desto bättre förutsättningar har ni att lyckas. För att alla verkligen ska förstå vad förändringen innebär så bör ni lägga tid på att exempelvis diskutera hur ni kommer att lösa olika verklighetsanknutna scenarier i er nya organisationsmodell. Det kan även vara bra att ta del av erfarenheter från organisationer som redan är självstyrande.
När ni har en bred acceptans för att påbörja förändringen så är det dags att börja skissa på hur den nya organisationen kommer se ut. Följande bild och steg kan användas som utgångspunkt för att ta fram er övergripande design.
- Säkerställ att syfte och värdeskapande är tydligt samt att det finns grundade värderingar och principer för att guida långsiktigt
I en modern organisation spelar syftet (raison d’être) en stor roll och det är viktigt att alla har en gemensam syn på vilket värde som ska skapas. När det inte finns en tydlig hierarki eller detaljerade regelverk, så behöver det finnas uttalade styrande principer och väl förankrade värderingar som alla kan luta sig mot. Vissa organisationer har redan ett autentiskt syfte de verkar utifrån. För andra kan det här kräva mer eftertanke och involvering av alla medarbetare för att sätta syftet och riktningen för organisationen. - Bryt upp dagens hierarkiska organisation och designa en nätverksstruktur
I en självstyrande organisation så är ofta ett antal autonoma team i centrum och övriga funktioner finns till för att säkerställa helheten och för att stötta teamen. Så bortse från dagens struktur och börja processen med att designa nya team genom att fokusera på er värdekedja. Team kan t.ex. delas upp utifrån region, produkt, kompetens eller olika delar av kundresan och det ska vara tydligt vad varje team har för syfte, ansvar och beslutsmandat.
Se även till att tidigt definiera ansvar för en strategisk ledning och gemensamma supportfunktioner. En positiv effekt av att ha en team-struktur med fullt ansvar är att supportfunktionerna minskas ner. Det är därför viktigt att identifiera vilka övergripande supportfunktioner som faktiskt behövs och vad som kan göras i teamen.
Troligtvis behöver även den strategiska ledningens roll omdefinieras. Utöver ansvar för strategisk riktning och övergripande affärsansvar så kommer en ledning i en nätverksstruktur även ha sitt fokus på att systemet i sig fungerar optimalt och utvecklas vid behov samt att kulturen i form av värderingar och guidande principer efterlevs.
När strukturen är designad så kvarstår arbetet med att förstå hur väl befintliga medarbetare passar in i den nya strukturen. Vid en radikal förändring så kommer inte alla medarbetare passa in i det nya, och alla kommer heller inte uppskatta förändringen. En modern organisationsstruktur ställer andra krav på ledarskap och självledarskap, och för vissa kan det komma att kännas som att man behöver ge upp sin position, ansvar och makt. En omsättning av medarbetare kommer att ske, antingen direkt vid initiering av den nya strukturen eller över tid.
- Låt varje team designa hur de ska arbeta tillsammans
När teamen har definierats är det upp till dem själva att bestämma hur de ska jobba tillsammans. Hur ska vi på bästa sätt nå vårt syfte? Vilka roller tar vi, hur fattar vi beslut, hur samarbetar vi och utvecklar varandra? I grunden behöver ni förhålla er till de gemensamma principerna och värderingarna, samt beroenden till andra team, men i övrigt uppmuntras stor frihet på teamnivå. Beroende på hur decentraliserat ansvaret är enligt designen så kan nyrekrytering även hanteras på teamnivå.
- Säkerställ samarbete och kommunikation mellan team
Men det räcker inte med att alla teamen förstår och exekverar på en uppgift. Systemet kan ses som en levande organism där teamen hela tiden behöver samspela för att helheten ska fungera. Om hjärtat en dag skulle ta ett beslut om att sluta pumpa blod så slutar hela kroppen att fungera. Så möjlighet till samarbete, bra kommunikations- och informationsflöden och förståelse för delarna (teamen som finns) och helheten (vad vi ska åstadkomma) behöver säkras i organisationen för att undvika suboptimering.
När den nya organisationen är på plats är det dags att börja lära känna ert nya sätt att organisera och leda. Men var så säker, det är bara början på en resa så ni bör etablera ett arbetssätt för att löpande utvärdera och förfina er modell för att säkerställa att den blir hållbar och framgångsrik över tid.
Kulturen är avgörande för hur framgångsrik er nya design blir
I en modern organisationsmodell med en högre grad av distribuerat ansvarstagande så ställer det andra krav på individerna i organisationen med avseende på ledarskap och självledarskap. Det är lätt att falla tillbaka i gamla vanor och beteenden och ni måste hela tiden påminna er själva om era grundläggande principer och värderingar samt vad ni vill uppnå. I en tidigare artikel (Glöm inte helheten – annars får ni aldrig ut effekten) beskriver vi vikten av att struktur och kultur förstärker varandra och vid en radikalt ny design krävs det ofta en större förändring i kultur också. Hittills har vi beskrivit förändringar på organisations- och teamnivå men här krävs det snarare en förändrad syn på ledarskap och ansvarstagande på individnivå. Många behöver förändra både inställning och beteende och det är en resa som ni gör över tid. Likaväl som er struktur behöver förfinas och utvecklas över tid behöver er kultur göra detsamma
När ni kommit en bit på vägen kommer ni att känna av de positiva effekterna av att distribuera ansvarstagande och involvera hela organisationen, vilket kommer göra alla mer motiverade att jobba för att behålla och förbättra er nya kultur och struktur.
Om ni vill veta mer om vår syn på framtidens organisationer och ledarskap och hur vi hjälper våra kunder med organisationsutveckling så ta gärna kontakt med författaren Anna Priem (kontaktuppgifter nedan).
Om Centigo
Centigo är ett managementkonsultbolag med ett för branschen ovanligt sätt att organisera, styra och leda vårt eget företag. Vår nätverksorganisation ger oss engagerade och ansvarstagande medarbetare och vi är hela tiden en produkt av allas ambition och drivkraft. Vi har en stark tilltro till människans förmåga att excellera om man ges rätt förutsättningar.
