Detta är fjärde delen av en artikelserie på temat Framtidens organisationer och ledarskap.
I tidigare artiklar skrev vi om ett stort behov av nya sätt att organisera och leda företag för att kunna matcha omvärldens förändringstakt och nya krav, samt om hur ni påbörjar en transformation. Vi skriver också om behovet av ett helhetsperspektiv för att få ut effekten av en transformation.
Det finns ett stort intresse och ett ökat behov av nya sätt att organisera och leda företag. Effekter så som engagemang, effektivitet, anpassningsförmåga och innovation är attraktiva. Men det finns inget sätt att organisera och leda som är rätt för alla utan det handlar om att lyckas optimera utifrån sina förutsättningar för att få ut maximalt värde. Vi ser det som en skala från mer traditionella och hierarkiska organisationsmodeller till modeller som präglas av självstyre. Det gäller för varje företag att hitta sin plats på skalan.
Vi tror inte att alla kan eller bör göra en helomvändning och ställa om till något helt nytt för att få ut de effekter man strävar efter. Många kommer istället att utgå från sin nuvarande modell och över tid, på ett hållbart sätt, utvecklas in i en mer modern och progressiv modell.
I vår tidigare artikel ”Kan du se er framtida organisation i kristallkulan?” skriver vi om hur ni ska gå tillväga för att förstå vad som är rätt väg att gå för just er organisation – optimera den modell ni redan har eller designa en ny. I denna artikel beskriver vi processen för att vidareutveckla och optimera utifrån ert nuvarande sätt att organisera och leda.
Med rätt förutsättningar blir er organisationsutveckling hållbar över tid
När ni har en tydlig bild av ert nuläge och er målbild, så är nästa steg att förbereda för själva genomförandet. Ni behöver identifiera och prioritera förändringsområden, etablera ett arbetssätt för hur ni ska jobba med utvecklingen över tid och engagera de ledare och medarbetare som ännu inte varit så aktiva i processen. Förberedelsefasen är troligtvis den korta resan, och er utvecklingsfas sker över en längre tid. När ni är redo för att börja utveckla och implementera förespråkar vi ett agilt förändringsarbete. Vi beskriver de olika stegen mer i detalj i resten av artikeln.
- Identifiera och prioritera huvudsakliga förändringsområden
En förändring börjar med att ni har en tydlig målbild över hur ni vill organisera och leda framöver. Målbilden ger er en riktning även om alla detaljer kanske inte finns på plats. Utifrån er målbild kan ni identifiera vilka förbättringsområden ni behöver arbeta med för att ta er mot ert mål. Ni behöver troligtvis även prioritera mellan era olika förändringsområden. Behöver ni ta fram en ny organisationsstruktur? Behöver ni nya samarbetsformer eller förbättra beslutsprocesser för tvärfunktionell effektivitet? Eller är det självledarskap eller kultur som är ert primära fokus?
En hållbar förändring är den förändring som sker i en takt där både struktur och kultur utvecklas i takt med varandra. De båda perspektiven behöver agera i samklang och ni behöver också se till att förändringarna är harmoniserade på organisation-, team- och individnivå (utgå gärna från modellen vi introducerade i artikel 3).
Det finns sannolikt också beroenden mellan olika aktiviteter att ta hänsyn till, och ibland finns det en vinst med att plocka lågt hängande frukter för att till exempel bygga förtroende och engagemang, eller bara bygga bort en ineffektivitet.
- Etablera arbetssätt för förändringsarbete
Nästa steg är att sätta upp en arbetsprocess för förändringsarbetet som kommer. Drivs det i det dagliga arbetet, som projekt, program eller i agila sprintar? Vilka är inblandade och vem är ansvarig?
Vi förespråkar ett agilt arbetssätt där aktiviteter prioriteras och detaljeras löpande och där det är enkelt för många att engagera sig och ta gemensamt ansvar för utvecklingen. Beroende på hur stor förändring som ska implementeras så kan organisationsutvecklingen behöva ske under en längre tid. Om ni ger er själva möjligheten att lära av er utveckling och vågar prioritera om under resans gång så skapar ni bra förutsättningar för att både nå er målbild och få ut de effekter ni strävar efter.
- Engagera många i organisationen
Det bästa ni kan göra för förändringsarbetet är att involvera medarbetarna så tidigt i processen som möjligt. En förändring kan vara utmanande och ta lång tid och ju fler som är med och jobbar fram en gemensam lösning, desto större förankring får förändringen. Ni sprider också ut arbetet över fler resurser, vilket ökar er uthållighet.
När ni involverar flera i förändringsarbetet är det dessutom en väldigt hög sannolikhet att slutresultatet kommer att bli bättre. När många som har insyn i verksamheten får möjlighet att ge förslag på förbättringar och sedan ta ansvar för genomförandet, så hamnar fokus naturligt på det som upplevs som den största frustrationen i det dagliga arbetet. Förändringen motiverar de som berörs och genomförandet kommer att gå snabbare.
- Prioritera, detaljera, besluta, genomför aktiviteter och följ upp resultat
Nu har ni kommit till det absolut mest spännande men också mest krävande i processen – att göra själva utvecklingen och implementeringen i praktiken. Om ni väljer ett agilt arbetssätt så handlar det först om att identifiera relevanta aktiviteter som behöver ske inom ett prioriterat förändringsområde. Här behöver ni även se över om olika aktiviteter har beroenden till varandra och se till att fokusera på rätt aktivitet vid rätt tillfälle.
Efter prioritering är det dags att bli kreativ och detaljera lösningar, för att därefter besluta om att implementera vald förändring. I vissa fall kan det vara aktuellt att genomföra en pilot för att testa något i mindre skala, för att sedan utvärdera och justera inför en implementation på bredare front. Oavsett i vilken omfattning ni lanserar förändringar så är det viktigt att ha löpande uppföljning för att utvärdera om de förändringar som implementeras får avsedd effekt, d.v.s. tar det oss mot vår målbild? Sen handlar det om att repetera: prioritera, detaljera, besluta, genomföra och utvärdera på nytt.
Stegvis utveckling mot mer modern modell ger er tid för att förändra medarbetarnas mindset
En fördel med att göra en stegvis utveckling av er organisation är att det finns möjlighet att löpande utvärdera och prioritera kommande aktiviteter allteftersom ni märker vilken effekt de genomförda aktiviteterna får. Det ger er också tid att jobba med att förändra mindset hos både medarbetare och ledare. Om ni strävar efter en mer modern organisationsmodell med en högre grad av distribuerat ansvarstagande så ställer det andra krav på individerna i organisationen och det är lätt att falla tillbaka i gamla vanor och beteenden. Det krävs en kontinuerlig dialog kring vad förändringen innebär för att ge alla förutsättningar att agera i det nya och för att ni ska nå era önskade effekter.
I nästa artikel skriver vi om hur ni kan gå tillväga om ni väljer att designa och implementera en helt ny organisationsstruktur.
Om du har missat de tidigare artiklarna så hittar du artikel 1 nedan.
Om Centigo
Centigo är ett managementkonsultbolag med ett för branschen ovanligt sätt att organisera, styra och leda vårt eget företag. Vår nätverksorganisation ger oss engagerade och ansvarstagande medarbetare och vi är hela tiden en produkt av allas ambition och drivkraft. Vi har en stark tilltro till människans förmåga att excellera om man ges rätt förutsättningar.
