I samband med pandemin trodde många av oss att distansarbetet skulle bli kortvarigt och väntade på att få återgå till det normala. När pandemin sedan drog ut på tiden började organisationer och medarbetare anpassa sig. Det visade sig så småningom att produktiviteten inte blev så drabbad som väntat utan att den i många fall till och med blev bättre än tidigare. Nu finns möjligheten för medarbetarna att återgå till kontoret; är det bäst att göra det utifrån produktivitet och organisatorisk effektivitet? Eller skulle organisationen vara mest effektiv om medarbetarna jobbade helt på distans?
För att besvara de här frågorna är det viktigt att ta reda på vilka förutsättningar just er organisation har. Det tar ni reda på genom att applicera följande ramverk som tagits fram baserat på våra samlade erfarenheter kring framtidens hybrida arbetsplats. Ramverket utgår från sex olika perspektiv som ger svaren på de mest prioriterade förändringarna som krävs för att säkerställa en effektiv arbetsplats.
Effektiva arbetssätt – utgå från data i stället för att gissa
Hur effektivt är det egentligen att jobba på distans? För att kunna svara på det delar vi in produktivitet i tre produktivitetsmått:
-
Teamets produktivitet
-
Produktivitet mellan olika team
-
Individuell produktivitet
På en generell nivå visar flera studier att medarbetare upplever en högre effektivitet vid distansarbete. Er organisation bör dock undersöka hur de egna medarbetarnas effektivitet faktiskt har påverkats, till exempel med hjälp av medarbetarenkäter. Vad gäller teamets produktivitet måste den tydligt definieras. Om er organisation har jobbat mycket på distans de senaste åren bör ni nyttja data som visar hur produktiviteten har förändrats. Det kan låta uppenbart, men många bolag missar att göra den här analysen och utgår i stället endast från en känsla av hur produktiviteten påverkats.
Engagerade medarbetare – hur påverkar distansarbete medarbetarnas engagemang?
Engagerade medarbetare är enligt vår erfarenhet det enskilt viktigaste perspektivet för att skapa en effektiv arbetsplats. Det är också svårt att definiera eftersom det påverkas av flera olika faktorer. När den framtida arbetsplatsstrategin tas fram är det framför allt tre faktorer som påverkas:
-
Organisationskultur
-
Ledarskap
-
Rekrytering/onboarding
Hur stärks och vidareutvecklas kulturen även om organisationen inte ses så ofta fysiskt? Hur behöver ledarskapet utvecklas när medarbetarna befinner sig på distans? Och hur behöver rekryteringsprocessen förändras vid en global rekrytering på distans? Till exempel visar en studie från Office Management att 44 % av cheferna upplever det svårt att leda på distans. Att inte adressera de här faktorerna vid förändrade arbetssätt påverkar engagemanget negativt och därmed även produktiviteten.
Strategisk riktning och styrning – säkerställ rätt kurs och förändringsförmåga även på den hybrida arbetsplatsen
Det tredje perspektivet handlar om att säkerställa att organisationen bibehåller rätt strategisk styrning även när arbetssätten förändras. Hur realiseras och följs dagens strategier upp? Måste uppföljningen förändras när en större andel av arbetsstyrkan arbetar i en hybrid modell? Missa inte att utvärdera verksamhetens strategiska plan utifrån hur den påverkas av vart arbetsstyrkan jobbar. Om organisationen till exempel redan idag arbetar distribuerat och målstyrt i stället för centralt och kontrollerat har organisationen generellt bättre förutsättningar att låta medarbetarna arbeta på distans.
Rätt verktyg och processer undanröjer hinder för att skapa produktivitet
Det här perspektivet säkerställer att medarbetarna som arbetar på distans har tillgång till de teknik och verktyg som behövs samt att avtal och riktlinjer är tydliga. Det innefattar att säkra medarbetarnas grundläggande arbetsredskap i form av digitala samarbetsytor och video-konferensverktyg såväl som övriga digitala verktyg i den operativa processen, exempelvis e-signering eller digitalisering av fraktsedlar. I samband med pandemins distansarbete har det blivit tydligt för många organisationer vad som ligger efter och kräver en ökad digitalisering. Inte minst IT-säkerheten har varit en utmaning för många. Den andra delen i det här perspektivet består av olika avtal och riktlinjer som behöver ses över. Vilka försäkringsregler gäller och kan behöva förhandlas om när arbetsstyrkan jobbar mer på distans? Var kan medarbetare jobba från och hur länge på varje plats? Och vilken policy gäller utifrån skattemässiga regler?
Optimera investeringar – vad händer med kontorsytan?
Vi tror att de flesta organisationer framöver kommer att minska sin kontorsyta per medarbetare. Vi ser även att de medel som organisationer idag lägger på lokalytor delvis kommer att omallokeras för att främja talangtillväxt och medarbetarnöjdhet samt förstärka kulturen. Motivet är att få medarbetarna att vilja komma till kontoret. Trenden går mot att organisationer väljer mindre, hetare och centralt placerade kontorsytor snarare än stora kontorskomplex i förorten. Kontoren kommer i och med detta bli mer högteknologiska, inspirerande, flexibla och lägga fokus på effekt snarare än antal kvadratmeter. Allt för att främja den hybrida arbetsplatsen. Vilken effekt kommer just er organisation vilja få ut?
Ständig utveckling – hur säkerställs innovation?
Många organisationer har under och efter pandemin upplevt att verksamheten rullar på men att det är svårt att vara innovativa, kreativa och vidareutveckla verksamheten när arbetet sker på distans. Vi vill hävda att arbete på en hybrid arbetsplats inte behöver resultera i bristande innovation.
Till exempel har organisationer som är duktiga på agilt arbete redan en inbyggd innovativ process och är inte beroende av att träffas i samma utsträckning. Den här processen påverkas av flera olika faktorer såsom kommunikation, transparens, incitament och beslutsprocesser. Dessa faktorer ger medarbetare tillgång till information, skapar drivkrafter och ger rätt mandat som främjar kreativitet. Genom att utveckla dessa faktorer främjas det innovativa arbetet. Hur strukturerat jobbar ni med innovation på den hybrida arbetsplatsen?
Maximera produktiviteten med Workplace Evolution
Att ta fram och utveckla den optimala arbetsplatsstrategin kan vara utmanande. För att hjälpa organisationer har vi därför tagit fram erbjudandet Workplace Evolution - en metod och ett ramverk för framtagande och införande av er arbetsplatsstrategi. Med Workplace Evolution kan ni på ett strukturerat sätt jobba igenom de viktiga frågeställningarna och säkerställa att ni får ut rätt effekter.
Centigo – En partner för Workplace Evolution
Centigo är ett av Sveriges ledande managementkonsultbolag med omkring 250 medarbetare. Vi har erfarenhet av flera uppdrag inom Workplace Evolution och besitter stor kompetens vad gäller förändringsledning och att skapa välmående organisationer.
Vill du veta mer om hur vi kan framtidssäkra ert företag och skapa den ultimata arbetsplatsstrategin som linjerar med era affärsmål och säkerställer produktivitet? Vi diskuterar gärna er situation och de utmaningar ni står inför.
