Många tar idag beslut kring arbetsplatsstrategin utan att tydliggöra varför man gjort vissa förändringar eller tagit specifika beslut. Dessutom kan den valda strategin resultera i ökad administration och utmaningar att rekrytera rätt kompetens. Det här var precis vad som hände när ett internationellt, digitalt tjänstebolag skulle försöka förtydliga hur ofta medarbetarna kunde jobba på distans. Läs mer om deras utmaningar och hur de löste det med hjälp av strukturerad förändringsledning genom Workplace Evolution.
Frihet att välja – men till vilken grad?
Det digitala tjänstebolaget hade under en tid arbetat med att ta fram en ny arbetsplatsmodell. Ett arbete som syftade till att förtydliga vilken frihet medarbetarna kunde ges att arbeta på distans och i så fall hur ofta. Deras strategi för arbetsplatsen byggde på en stark styrning av vilka som skulle vara på kontoret och när. Bolaget ifråga är dessutom verksamt internationellt och deras arbetsplatsmodell var därför tänkt att fungera på samtliga kontor över hela världen.
Ökad utmaning att anställa rätt kompetens
I samband med att tjänstebolaget arbetade med sin arbetsplatsstrategi kontaktade de Centigo för att få hjälp med styrning och struktur. Snart stod det tydligt att tjänstebolagets arbetsplatsmodell saknade ett tydligt ‘varför’ såväl som en förankring hos såväl medarbetare som chefer. När man testade den nya modellen framgick det också att den krävde omfattande administration för att kunna hålla koll på när medarbetarna skulle vara på kontoret.
Tjänstebolagets valda modell var också snudd på omöjlig att applicera på alla team i organisationen. Detta eftersom teamen hade varierande behov och arbetssätt. Dessutom började man se tendenser på att det blev allt svårare att rekrytera topptalanger, eftersom de inte kunde erbjuda en hög grad av flexibilitet vad gällde arbetsplatsen.
Utveckla, testa, justera och rulla ut
Tillsammans med tjänstebolaget tog Centigo ett omtag på deras arbetsplatsmodell och började samla in mer data, enligt vår modell Workplace Evolution.
En tydlig struktur sattes upp för kommunikation samt involvering av fler medarbetare och chefer för att få till en mer aktiv förändringsledning. Den gemensamma approachen byggde på ett agilt arbetssätt där den nya modellen utvecklades och testades i mindre skala för att sedan justeras i omgångar innan utrullningen genomfördes i större skala.
Flexibilitet välkomnades av medarbetarna
Samarbetet mellan Centigo och tjänstebolaget pågick i åtta månader och den storskaliga utrullningen av den nya arbetsplatsstrategin togs mycket väl emot av medarbetarna. Under projektets gång lyckades tjänstebolaget och Centigo skapa en förståelse för organisationens och medarbetarnas olika behov, som i många fall inte överensstämde. Medarbetarnas behov såg nämligen olika ut på både team- och individnivå, vilket gjorde det svårt att implementera en arbetsplatsmodell som skulle passa alla. Istället efterfrågade medarbetarna en hög grad av flexibilitet, framför allt på teamnivå.
Hjälp med kostnadsoptimering och juridik
Under projektets gång kunde Centigo även stötta tjänstebolaget i att säkerställa att andra delar i organisationen fungerade ihop med den nya modellen för arbetsplatsen. Exempel på detta är:
-
effektiv finansiering av hemmakontor
- kostnadsoptimering av kontorsytan
-
juridik kopplat till skatt och försäkring vid distansarbete, både in- och utrikes
Viktigt med attraktivitet på arbetsmarknaden
För det digitala tjänstebolagets räkning var det viktigt att bibehålla en hög attraktivitet på arbetsmarknaden, inte minst eftersom det idag är mycket utmanande att rekrytera inom IT-sektorn. Därför behövde de ha ett konkurrenskraftigt erbjudande. Samtidigt kunde de inte riskera att personalomsättningen, styrningen och produktiviteten påverkades negativt.
Frågan om arbetsplatsen större än väntat
Tjänstebolaget kunde efter samarbetet se att en förändring av hur man jobbar blev en större fråga än de först tänkt. Det blev tydligt att förändringarna påverkade deras employer brand och vilken typ av bolag de ville vara. Det påverkade i sin tur vilken kultur och vilka beteenden man ville skapa inom organisationen. Möjligheten att jobba med den här förändringen på ett strukturerat sätt blev därmed helt avgörande för att lyckas.
Centigo – en partner inom Workplace Evolution
Centigo är ett av Sveriges ledande managementkonsultbolag med ca 250 medarbetare. Vårt ramverk Workplace Evolution hjälper till att framtidssäkra företag och skapa den ultimata arbetsplatsstrategin som linjerar med affärsmålen. Vill du veta mer? Vi diskuterar gärna ditt företags situation närmare och de utmaningar ni står inför.
