Det är ett mantra hos upphandlare, och de som jobbar med inköp privat, att man vill vara involverad tidigt i alla projekt. I dagens blogg ska vi försöka förklara varför.
Är inköp en del i alla projekt?
Svaret på denna fråga är ett kvalificerat ja. Projekt kan löst definieras som ”en tillfälligt sammansatt organisation, vars syfte är att leverera lösningen på ett specifikt problem enligt en överenskommen kalkyl.”
Det är inte givet att lösningen innebär att ett inköp måste genomföras som en del av lösningen eller för att stödja processen, men det är vanligt förekommande, särskilt inom ramen för de IT-baserade projekt som författarna ofta arbetar med.
Men varför tidigt? Räcker det inte att det levereras en kravspecifikation för inköp?
Återigen, kanske, men erfarenhetsmässigt inte särskilt ofta. Kravspecifikationer kan oftast se ut som oorganiserade önskelistor. För att kunna utvärdera så är det bra med inköpare med god vana av att vikta krav samt särskilja obligatoriska krav från önskvärda krav (i offentlig sektor säger vi ska- respektive bör krav). Kommer inköp in sent behöver ofta detta repeteras, bland annat för att kunna svara på de frågor som inköpare ställer (kring viktning av mervärden, förhandlingsområden, och så vidare).
Vad är då fördelen att involvera inköp i ett tidigt skede av projektet?
Det är underförstått att det måste finnas en vinst i att följa det vi predikar, alltså att involvera inköp i ett tidigt skede av projektet och i större utsträckning. Det är ett faktum att både tid och pengar är något som både vi och vår kund kan spara – låt oss förklara varför…
- Inköpare är utmärkta på att utforma samtliga delar i RF(X) processen (RFI-marknadsundersökning, RFP – lösningsförslag, RFQ- anbudsinfordran).
Själva köpet har en dålig vana att lämnas till sent i processen, och alltför ofta spelar ovidkommande preferenser in. Men med rätt underlag av vad som önskas köpas in, redan från början av projektet, kan rätt produkt komma i rätt tid, till rätt plats, i rätt mängd.
- Underlaget kan till exempel vara en kravspecifikation eller en funktionsspecifikation. Dessa tar tid att ta fram, speciellt om det i samband med detta ska göras en förundersökning eller arrangeras en workshop. Men i slutändan har du ändå sparat tid om du får precis det kunden önskat, till ett bra pris och med rimliga villkor.
- Med expertis eller kunskap inom inköpsområdet kan man i god tid riskbedöma och värdera avtal med leverantörer. Det finns en del att tänka på innan avtal skrivs med leverantörer, mycket som de flesta redan har koll på, men det skadar inte att ta upp det ännu en gång. Ett avtal ska vara likabehandlande, icke-diskriminerande, transparent samt innehålla proportionalitet och ömsesidigt erkännande för att effektivisera samverkan och minska risken för tvist.
Med det sagt så har du nu ett (aning sent) nyårslöfte; Att involvera inköp redan vid start av projekt! Kom också ihåg att det inte bara handlar om att pressa priserna, även fast det är något vi inköpare gör i sömnen.
