Dagen D har passerat – dagen vi målmedvetet slitit hårt inför med skräckblandad förtjusning. Jag pratar såklart om fredagen den 25 maj 2018 då den nya dataskyddsförordningen, GDPR, trädde i kraft. Risken för en saftig bot har använts som motivator för att driva frågan om att investera i ett HR-system. Men vad är affärsvärdet av ett HR-system bortom GDPR?
HR har självklart haft en central roll i genomlysningen inför dagen D. I arbetet med att identifiera, bedöma och dokumentera personuppgiftskänsliga behandlingar har vi vänt på många stenar och kanske till och med grävt upp en och annan hund.
Resultatet av mödan har inte bara medfört att vi nu kan uppfylla de nya lagkraven – vi har också fått upp ögonen för ineffektiva rutiner och processer i våra verksamheter. Genom att ta tillfället i akt och korrigera dåliga processer kan vi effektivisera vårt sätt att arbeta och öka affärsvärdet av det vi gör.
Lokalt sparade Excel-listor för bevakning av långtidsfrånvaro, lönerevisionsark som mailas fram och tillbaka mellan chefer och HR, medarbetarsamtaldokumentation i skrivbordslådor, misskötsamhetsärenden innehållande mycket känsliga personuppgifter som mailas fram och tillbaka…
Allt detta har hos många HR-chefer väckt insikten om fördelen med ett HR-system. Risken för en saftig bot har använts som motivator för att driva frågan om att investera i ett HR-system. Men vad är affärsvärdet av ett HR-system bortom GDPR? Hur ser ett Business Case ut där det inte är avsaknaden av en GDPR-bot som ligger på plussidan?
Ettor och nollor
Digital HR är numera ett slitet HR-mode-begrepp som alla HR-experter av rang svänger sig med i debatten. Jag ska inte ge mig på att definiera vad Digital HR egentligen är, det har så många redan gjort i otaliga blogginlägg.
Oavsett definition så är de flesta tämligen eniga om att det, när allt kommer omkring, handlar om ”ett” eller ”noll”, ”på” eller ”av”. (I den digitala världen finns, som du vet, bara ettor och nollor). Antingen är du ”på” och hänger med och digitaliserar din HR-verksamhet eller så är du ”av” och är hopplöst ute och efter. Nyttoeffekten av att vara ”av” är att betrakta som negativ.
När man pratar om HRs digitalisering är det väldigt lätt att sikta över målet. Man planerar byggnationen av solpanelerna på taket innan man gjutit husgrunden, så att säga. Prediktiv HR-analys, robotar som analyserar tidrapporter och en bot som ger medarbetarna råd om hur de ska tjänstledigt förutsätter att personaldata är tillgänglig, korrekt och alltid uppdaterat. Det i sin tur kräver tillgängliga och lättanvända HR-system för HR, chefer och medarbetare. En ledningsgrupp kan inte basera affärsbeslut på data som ligger i ett Excel-ark på en HR-specialists laptop. Data måste finnas tillgänglig för det digitala verktyg som ska analysera det.
GDPR som katalysator
Att ha ordning och reda på sin personaldata är numera inte bara ett lagkrav – det är också en grundförutsättning för att digitalisera sin verksamhet. Arbetet inför dagen D, oavsett om det redan lett fram till ett nytt HR-system eller inte, är en språngbräda till de exponentiella nyttoeffekter som ökad digitalisering kan erbjuda, till exempel att
- en ledningsgrupp kan basera kritiska affärsbeslut på lättåtkomliga HR-analyser,
- medarbetare och chefer sparar värdefull tid genom att bli erbjudna lättanvända HR-tjänster i responsiva gränssnitt, mobil-appar eller med hjälp av en bot,
- HR, via prediktiv analys, kan förhindra nyckelpersoner att lämna verksamheten, eller när
- employer-varumärket stärks för alla digitalt krävande millennials.
Det är fortfarande många HR-chefer som ryggar inför tanken att införa ett HR-system. Bilden av årslånga projekt som bränner ut alla involverade och dränerar HR-budgeten lever kvar från förra decenniets mastodontprojektera. Den bilden behöver inte längre vara sann om man upphandlar och implementerar på rätt sätt. Då blir det potentiella affärsvärdet långt större än insatsen, även när GDPR lyfts ut ur kalkylen. Och alternativet är ju inte alls lockande – nämligen att förbli en digital nolla.
Brinner du också för att bidra till att göra HR mer affärsdriven och digital? Vill du bli ytterligare en stjärna i vårt team av HR-managementkonsulter? Kontakta Daniel Wangler.
Vill du ta del av fler insikter och nyheter från Centigo? Anmäl dig till vårt nyhetsbrev!
