HR-system är hett. Tidpunkten för då Dataskyddsförordningen GDPR träder i kraft i maj närmar sig med stormsteg. Många har insett att den nuvarande hanteringen av personuppgifter i verksamheten inte håller måttet och skräms av hot om böter från Datainspektionen. I vilken eller vilka branscher kommer Datainspektionen börja att pröva den nya förordningen? Ingen vet. Ett centralt HR-system ger större kontroll över personuppgifterna och underlättar styrningen och flödet av uppgifter i verksamheten inser många. Vi behöver ett HR-system! Nu!
Eftersom jag arbetar med HR-system händer det inte helt sällan att jag (oftast från lekmän) får frågan ”Vilket HR-system är bäst?” eller ”Vilket HR-system skulle du välja?”. De allra flesta som har något med HR och HR-system att göra inser förstås det absurda i frågan. Det är som att fråga en bilexpert om vilken bil som är bäst. Rolls Royce Phantom skulle kanske någon utropa. Visst, en bil med en oöverträffad komfort och kvalitet men hur är den i terrängen? Kanske Range Rover Velar, också den en fantastisk bil som går över stock och sten, men hur bra är den för miljön… ja, ni fattar.
När en privat bilköpare till slut slår till på en ny bil har hen gjort ett val utifrån sina preferenser, behov och plånbok. Men för de allra flesta handlar ett bilköp om en stor andel magkänsla. Vi bygger våra beslut på en mängd mer eller mindre undermedvetna impulser må det vara exempelvis från arv (min pappa har alltid kört franska bilar), reklampåverkan, statustryck, rykten och förutfattade meningar och inte minst duktiga försäljare.
Undvik magkänslan
Att vi människor dagligen gör subjektiva livsval är inget nytt. Vi är ju inte de rationella och kallt beräknande varelser som vi kanske vill tro. I professionella sammanhang använder vi därför olika typer av metoder och modeller för att göra våra val så objektiva som möjligt.
När vi på Centigo hjälper våra kunder i privat sektor att upphandla system, däribland HR-system, använder vi en metod vi helt enkelt, och lite fantasilöst, kallar Val av affärslösning. I den säkerställer vi att vi får med alla krav som är kritiska för den specifika kundens verksamhet. Hjärtat i metoden är den systematiska utvärderingen av kraven som till slut ger varje alternativ en kalkylerad viktad medelpoäng som kan jämföras. Resultatet blir ibland överraskande för kunden, då vinnaren inte alltid blir den som utvärderingsteamet förväntat sig (magkänslan!).
Några råd inför en upphandling
Vilka råd kan jag skicka med er som funderar på att upphandla ett HR-system?
- Tänk standard och Best Practice. Upphandla ett system som kan konfigureras så nära ert önskade läge som möjligt och anpassa era processer utifrån systemet vid behov. Undvik att ställa krav på utvecklingsinsatser för att systemet ska fungera ”så som vi alltid arbetat”
- Ta hjälp av leverantörerna under upphandlingen. De flesta är fantastiska att ha att göra med och vill hjälpa er att hitta lösningar på era utmaningar. Förfina kravställningen med hjälp av deras input. Tumma dock inte på att göra ett så objektivt slutgiltigt val som möjligt, oavsett hur skickliga representanterna varit på att sälja
- Upphandla funktioner/moduler stegvis. Överköp inte på funktioner/moduler som verksamheten inte mäktar med att ta till sig. Köp inte systemstöd för HR-processer som ni inte själva har definierat färdigt internt
- Formulera krav relaterade till GDPR explicit. Förutsätt inte att systemet ”uppfyller GDPR-kraven” bara för att leverantören säger så. Olika leverantörer har kommit olika långt i att anpassa sina system utifrån GDPR
- Glöm inte integrationerna. HR-system, allra helst globala, behöver integreras med era lokala lönesystem. Se till att de kommer med i prissättningen för införandet
- Begär att förfrågningsunderlaget, inklusive kravdokumentet, ska vara en del av avtalet med vald leverantör. På så vis råder det inga tvivel om vad som ska ingå i licens och införande
Har ni frågor och funderingar kring HR-systemupphandlingar är det bara att kontakta oss. Vi på Centigo kan hjälpa er att upphandla världens bästa HR-system – för just er specifika verksamhet.
