Vi behöver bli snabbare till marknaden! Idag är förändringstakten i omvärlden hög och det blir mer digitalt innehåll i företagens erbjudanden. Andra företag behöver förhålla sig till detta och anpassa sig för att inte hamna efter eller helt enkelt långsamt dö. Detta kan vara särskilt utmanande i organisationer som använder sig av en traditionell projektmetodik. Låt mig därför ge dig tre råd om hur en traditionell organisation kan ta sina digitala projekt till marknaden ännu snabbare.
De som idag driver alla sina projekt enligt en mer traditionell, vattenfallslik projektmetodik får högst sannolikt utmaningar när ett agilt förhållningssätt förordas för att leverera projekt snabbare och mer kundfokuserat.
Utmaningen börjar ofta med att ett enskilt projekt vill använda en agil metod för att leverera resultat mer dynamiskt. Det skapar dock svallvågor och krockar med invanda mönster vilket resulterar i frågor som blir ”jobbiga” att hantera i organisationen. Hur kan vi exempelvis ta beslut om en budget när vi inte vet vad vi får; omfattningen och estimat är inte definierade.
Vi backar bandet lite och funderar på om det är runt osäkerhet kring omfattning som den egentliga frågan ligger. Ett projekt vill jobba på ett nytt sätt för att leverera snabbare, vill inte företaget också få ut saker snabbt till marknaden? Svaret är troligen ja. Varför uppstår då dessa ”jobbiga” frågor?
Många företag idag jobbar med budgetar och prognoser som är årsbundna. Under 2017 sattes budget och målsättningar för 2018, och då även på den nivån att varje identifierat initiativ har en satt budgetram. Här ligger så klart en stor utmaning; hur vet vi 2017 vad som kommer hända på marknaden 2018? Kan verksamheten formulera sina behov så tydligt?
Vi ska inte fastna i den frågeställningen utan istället belysa hur man på bästa sätt hanterar projekt i en organisation som fortfarande jobbar traditionellt med budgetcykler och vattenfallslika projekt och med begränsad erfarenhet av projekt med agil utveckling.
Varje företag är unikt och har olika förutsättningar för vilken metod som är lämplig för att lyckas med sitt digitala projekt. I denna artikel fokuserar vi på styrning, dvs vilka ramar och former behövs runt projektet för att det ska kunna jobba effektivt och vilken support behövs från ledningen för att lyckas.
1. Etablera strategi och målbild
Företaget behöver ha satt en strategi och målbild för sina digitala initiativ. Det ger projekten en tydlighet och ett helhetsperspektiv som går att knyta till just det som det enskilda projektet ska leverera. En tydligt formulerad målbild för projektet, i termer av exempelvis levererade förmågor eller effekter, skapar nödvändiga förutsättningar för att projektet ska kunna göra löpande prioriteringar på en mer funktionellt, detaljerad nivå.
Detta är de yttre ramar som möjliggör för projektet att skapa den agila flexibiliteten samtidigt som ledningen har förtroende för att leveransen blir i enlighet med strategiska riktningen.
2. Fastställ arbetssätt
Även om det är en agil utvecklingsmetodik som används behöver det finnas projektstyrning som stödjer framdrift, hanterar intressenter, övergripande planering och rapportering samt leder nödvändigt förändringsarbete.
Om det finns brister i erfarenhet och kunskap om agila metoder behöver tid läggas på agil coachning och utbildning, för såväl ledning, projektdeltagare som övriga intressenter.
Undvik komplexa och teoretiska beskrivningar av tänkt metodik och arbetssätt – ofta behövs ett pragmatiskt förhållningssätt för att få det att fungera i verkligheten.
3. Säkra stöd från ledningen
Projektet behöver förståelse, tydlighet och support från beställare, ledning och styrgrupp. Det kan uppnås genom att de tar en aktiv roll och verkligen stöttar projektet och arbetsmetodiken. Samtidigt måste det finnas förståelse att inte de inte kan detaljstyra. De behöver projektgruppen förtroendet att hantera detaljerna. Ledningen bör vara tydlig med de styrande principerna (tid, kostnad, kvalitet) och styra mot den uppsatta målbilden. Detta måste jobbas med aktivt så att nödvändiga (bort)prioriteringar görs i projektet.
Har ni dessa förutsättningar? När ni har dessa förutsättningar är nästa steg att titta på roller, ägarskap, planering och uppföljning. I en kommande artikel kommer vi att belysa just det.
Behöver du hjälp med dina frågeställningar kring att lyckas med digitala genomförandeprojekt? Kontakta gärna mig eller någon av mina kollegor på Centigo.
